Marcar uma consulta é simples. Marcar uma ressonância com contraste, um ultrassom com preparo e um exame de sangue em jejum para o mesmo paciente, na mesma visita, respeitando as regras do convênio, é outra história. Esse é o dia a dia do agendamento de SADT, os Serviços Auxiliares de Diagnóstico e Terapia.
O que torna o agendamento de SADT tão complexo
Cada pedido médico carrega um conjunto de decisões que precisam ser tomadas corretamente antes de o paciente chegar à unidade:
- Identificação e fonte pagadora: convênio ou particular, plano correto e regras específicas, como o empacotamento de exames.
- Registro do pedido: informações obrigatórias para a autorização, muitas vezes com mais de um pedido médico.
- Escolha dos exames: kits, pacotes e itens adicionais como anestesia, contraste e taxas.
- Perguntas de apoio: respostas que viabilizam o atendimento, como alergias e uso de medicamentos.
- Horário e local: sequência de preparos, restrições como idade e IMC, duração por profissional executor e unidade com melhor disponibilidade.
- Casos especiais: coleta domiciliar, exames em etapas, procedimentos recorrentes e check-ups.
Quando essas regras dependem da memória e da experiência de cada atendente, o resultado é previsível: mais tempo por ligação, mais erros, mais rechamadas e um treinamento longo para cada pessoa nova na central.
O que muda quando as regras vão para o sistema
Um sistema de agendamento inteligente transforma essas regras de negócio em algoritmos. O atendente informa o que o paciente precisa e o sistema propõe a melhor combinação de horários, unidades e preparos, já considerando o perfil do paciente e as exigências do convênio.
Em casos verificados com o WiseTouch, a automação trouxe resultados como:
- redução de cerca de 10% no tempo médio de atendimento, nos erros e nas rechamadas;
- até 50% menos tempo de treinamento das equipes;
- redução de 15% no tempo de visita de pacientes com múltiplos exames;
- até 15% mais produtividade nos processos seguintes, apenas por organizar a porta de entrada.
Sem regras automatizadas, o agendamento fica mais lento, mais sujeito a erro humano e despreparado para os canais digitais que os pacientes já esperam.
O caminho para o autoagendamento
Há um benefício menos visível e talvez o mais importante: só é possível oferecer o autoagendamento completo de exames por app, portal ou WhatsApp quando as regras já estão no sistema. É isso que permite que soluções de jornada digital, como o inTouch, levem para o paciente uma experiência que antes exigia uma ligação.
Por onde começar
- Mapeie os exames e pacotes que mais geram retrabalho na central.
- Levante as regras de convênio e de preparo que hoje estão em planilhas ou na memória das equipes.
- Meça o tempo médio de atendimento e a taxa de rechamadas antes da mudança.
- Implante a automação em fases, começando pelos procedimentos de maior volume.
A consultoria da Inovapar pode apoiar desde o levantamento das regras até a implantação e o treinamento das equipes. Fale com um especialista.
